Privacy Statement Scouting MBG

Scouting vereniging Monseigneur Bekkersgroep (MBG), Waalwijk

Zandberg 4, 5171 RE Kaatsheuvel

Betreft: Privacy statement van Scouting MBG

Datum vastgesteld: 15 september 2018. Dit document is besproken, met de ouders vertegenwoordigd in de Ouderbijeenkomst 15 september 2018 en door de groepsraad 1 september 2018. Beide zijn akkoord en daarmee wordt dit AVG beleid gepubliceerd op de Scouting MBG website.

• Inleiding
• Referenties
• Definities
• Specifieke afspraken bij Scouting MBG
• Overige afspraken met betrekking tot de privacywetgeving

Inleiding

Op 25 Mei 2018 gaat de nieuwe Europese GDPR-wetgeving in werking. GDPR staat voor General Data Protection Regulation. In Nederland is sinds het begin van 2018 al de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. De wet AVG bevat veel overeenkomsten met de nieuwe Europese GDPR wet. Vanwege de nieuwe GDPR-wetgeving worden bij veel verenigingen de procedures wat betreft privacygevoelige informatie nog eens goed onder de loep genomen, zo ook bij Scouting Nederland en Scouting MBG. Scoutinggroepen vallen onder de nieuwe GDPR-wetgeving, omdat we voor het spelen van het scouting spel naam en adresgegevens verwerken, maar vaak ook over medische gegevens van onze leden moeten beschikken. Het is immers niet mogelijk om een programma, weekend of kamp te draaien zonder te weten wie we moeten bellen als er iets misgaat, of zonder kennis te hebben van de medische gegevens of gegevens over allergieën van onze leden. Ook onze groep moet daarom voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en moet daarom duidelijk beschrijven wie, welke gegevens, waarom nodig heeft. Gelukkig kunnen we voor een groot deel terugvallen op de privacy regelementen van Scouting Nederland, en hoeven deze alleen aangevuld te worden. Dit document beschrijft de specifieke aanvullingen op het privacy beleid van Scouting Nederland, als ook de referentie naar de privacy regelementen van Scouting Nederland die ook voor onze groep van toepassing zijn.

Referenties:

Voor het privacy beleid van Scouting Nederland verwijzen we naar www.scouting.nl/privacy.

Daarnaast is het belangrijk te vermelden dat het onze intentie is om de gegevens van leden en externe relaties van onze groep niet te gebruiken voor commerciële doeleinden en alleen ten behoeve van het scouting spel bij Scouting MBG.

Definities:

Scouting MBG, soms ‘onze groep’ of ‘MBG’ genaamd in dit document is de vereniging Scouting MBG waar onze leden gedurende hun lidmaatschap het scouting spel spelen. Ook de beheersstichting Scouting MBG valt hieronder voor de privacywetgeving.

• Leden: eenieder die ingeschreven is als lid van Scouting MBG. Dit kunnen jeugdleden, leiding, bestuur of slapende leden zijn. Alle leden worden ingeschreven in Scouts Online (SOL) (https://sol.scouting.nl).
• Externe contacten: eenieder die ingeschreven staat als een extern contact van MBG. Externe contacten hoeven niet in SOL geregistreerd te worden. Zie de lijst met registratie methoden voor externe contacten later in dit document. Voorbeelden zijn, huurders, leveranciers, vrijwilligers buiten de scouting MBG. Specifieke afspraken bij Scouting MBG wat betreft de privacywetgeving

Binnen het privacy beleid van Scouting Nederland wordt al beschreven hoe SOL (https://sol.scouting.nl) gebruikt wordt om gegevens vast te leggen. In hetzelfde document wordt duidelijk beschreven dat de gegevens die in SOL zichtbaar zijn afgeschermd worden met behulp van rollen. Op deze manier kan niet iedereen bij alle gegevens. Binnen onze groep zijn de rollen gedefinieerd volgens deze methoden. Daarnaast kunnen onze leden zelf hun gegevens beheren/aanpassen of verbergen. Alleen de gegevensbeheerder van SOL kan leden verwijderen.

Zie https://www.scouting.nl/privacy voor het Privacy Statement van Scouting Nederland.

Specifiek afspraken gebruik van (bijzondere-) persoonsgegevens:

Naast het gebruik van gegevens volgens het privacy beleid van Scouting Nederland gebruikt Scouting

MBG de gegevens van haar leden op de volgende specifieke manieren:

Leden administratie en gezondheidsformulieren

Wat: Leden administratie, inclusief medische gegevens en allergieën worden geregistreerd in Scouts Online.

Hoe: De lidmaatschapsregistratie start op www.scoutingmbg.nl maar loopt vervolgens via SOL. Persoonsgegevens worden alleen binnen de SOL-omgeving geregistreerd en verwerkt. Leden hebben via SOL altijd toegang tot eigen gegevens en kunnen deze aanpassen. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger of lid. Voor gezondheidsgegevens zoals voedselallergieën of medicijngebruik wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier. Het gezondheidsformulier is digitaal opgenomen in “Scouts Online” onder het tabblad “aanvullende lid gegevens”. Na inschrijving dienen ouders/verzorgers van jeugdleden het formulier binnen SOL in te vullen. Van meerderjarige wordt verwacht dat zij hier zelf voor zorgdragen. Leden hebben via SOL altijd toegang tot eigen gezondheidsgegevens en kunnen deze aanpassen. Gegevens die men niet wenst te delen kunnen niet worden ingevuld. De gezondheidsgegevens zijn alleen te raadplegen door het leidingteam van de betreffende speltak waarvan het jeugdlid onderdeel uitmaakt en voor de gegevensbeheerder en secretaris van de vereniging. Het formulier kan ten alle tijden door ouder/verzorgers of lid worden aangepast. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden beperkte NAW-gegevens bewaard voor reünie doeleinden, zoals is toegestaan binnen de privacywetgeving. Overige gegevens worden direct vernietigd.

Waarom: Alleen personen binnen de groep die bepaalde gegevens functioneel nodig hebben (zoals de penningmeester, het leidingteam en de ledenadministratie) hebben inzicht in de noodzakelijke gegevens om hun functie uit te kunnen oefenen.

Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege-)leiding van de (jeugd)leden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid alleen zij hebben dan ook inzicht in het gezondheidsformulier.

Financiële systemen:

Wat: naam, adres, e-mailadres, bankrekeningnummer

Hoe: We hebben een financieel administratief programma waarin deze gegevens opgeslagen worden en verwerkt worden ten behoeve van de financiële administratie. Administratie en bijgehouden enkel door de Penningmeester. De inning van de incasso’s wordt vervolgens, in overeenstemming met de overeenkomst uitgevoerd door de Rabobank. Om dit te kunnen doen wisselt MBG enkel de benodigde gegevens uit met de Rabobank. Voor het privacy beleid van de Rabobank zie https://www.rabobank.nl/particulieren/privacy/

Waarom: Zonder deze gegevens is het niet mogelijk bij te houden wie wel en niet contributie betaald heeft of gemaakte kosten terugbetaald te krijgen. Ook leveranciers en bedrijven maken hier onderdeel van, zodat gemaakt kosten betaald kunnen worden.

Onze internet domeinen en e-mailadressen zijn gebaseerd op Googleservices en Microsoft Azure.

Wat: Onze groep onderhoud verschillende internet domeinen en websites. De verschillende onderdelen binnen de groep hebben eigen email adressen die door een of meerdere personen verwerkt worden. Enkel googledrive worden gebruikt voor speltak en bestuur/spel informatie. Voor functionaliteit, zoals het ouderinzet formulier wordt gebruik gemaakt van Microsoft Azure.

Hoe: De internet domeinen, e-mailadressen, cloud storage en websites die onze groep bezit en onderhoud zijn gebaseerd op Googleservices. Google valt onder het privacy shield (www.privacyshield.org) waarbij specifieke afspraken gemaakt zijn binnen de Europese unie met bedrijven die servers buiten Europa hebben.

Microsoft Azure voor website-functionaliteit hebben de privacy statement staan op https://azure.microsoft.com/nl-nl/support/legal/

Waarom: De verschillende speltakken gebruiken deze diensten voor het delen van informatie.

Foto en ander beeldmateriaal

Wat: Tijdens onze activiteiten worden foto’s, video’s en ander beeldmateriaal verzameld

Hoe: Het is als lid aan te geven als het niet gewenst is dat beeldmateriaal gebruikt wordt (in online en offline media). Dit was al het geval en deze manier van werken wijzigt niet met de nieuwe wetgeving. Tijdens de inschrijving wordt dit expliciet aan de ouders van- of aan het aankomend lid gevraagd. Mochten ouders van leden of leden hier wijzigingen in willen dan kan dit doorgegeven worden aan de leiding van betreffende speltak. Het is altijd mogelijk om tegen de publicatie van een beeld, fragment of bericht bezwaar te maken. De vereniging zal deze dan verwijderen en in de toekomst niet nogmaals gebruiken.

Waarom: Het verzamelde materiaal wordt vooral gebruikt om te delen met onze leden (en ouders). Soms wordt het materiaal gebruikt op online en offline media ter promotie van onze scoutinggroep.

Registratie externe contacten

Wat: Voor een aantal activiteiten betrekken we externe contacten. Hiervoor worden gegevens verwerkt. Het gaat hier om naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en soms bank gegevens

Activiteiten kunnen zijn:

• Vieringen en festiviteiten voor en door onze groep;
• Geldacties, inkomsten t.b.v. de scoutinggroep;
• Huurders van de blokhut;

Hoe: de registratie wordt in Google Services (drive/forms/e-mail) en met Microsoft Azure opgenomen en uitgevoerd. Zie voor het de locaties van het privacy beleid van Google Services en Microsoft Azure hierboven onder punt 3.

Online media afspraken

Website

Op www.scoutingmbg.nl wordt allen gebruik gemaakt van functionele cookies. Hierbij worden geen persoonsgegevens geregistreerd. Gegevens die worden ingevuld op contactformulieren worden niet bewaard maar direct doorgestuurd naar de persoon voor wie het bericht bedoeld is.

Facebook

Om contact met leden, oud-leden, ouder/verzorgers en andere geïnteresseerde te onderhouden heeft Scouting MBG een facebookpagina of verenigingsniveau. Deze pagina is publiekelijk toegankelijk. Hierdoor wordt deze pagina gemodereerd door de vereniging. Op de facebookpagina’s staan verslagen van activiteiten, sfeerimpressies door middel van foto’s en of video’s. De toestemming voor beeldgebruik is ook van toepassing op deze publicaties. Voor het privacy beleid van facebook zie https://www.facebook.com/about/privacy.

Whatsapp

Om efficiënt met ouders en jeugdleden te communiceren wordt er gebruik gemaakt van Whatsapp groepen per speltak. Binnen deze groepen zijn telefoonnummers zichtbaar en worden gedeeld. Nieuwe ouders of leden worden uitgenodigd voor deze whatsapp groepen door middel van een uitnodigingslink. Door deze link te activeren geeft de ouder of jeugdlid toestemming om zijn of haar gegevens te delen binnen de groep en hier actief aan deel te nemen. Nadat de gebruiker de groep verlaat zijn de gegevens ook niet meer zichtbaar voor anderen.

Bewaartermijn persoonsgegevens afspraken

De ledenadministratie blijft staan in SOL, na beëindiging van het lidmaatschap in de categorie “oud-lid”. Dan worden beperkte NAW-gegevens bewaard voor reünie doeleinden, zoals is toegestaan binnen de privacywetgeving. Wij bewaren de formulieren alleen zolang iemand actief lid is. De gezondheidsformulieren worden direct vernietigd na beëindiging van het lidmaatschap.

De gegevens van de huurders bewaren we drie jaar na de huurdatum; daarna worden ze verwijderd.

De foto’s blijven in de fotoalbums op internet staan.

Datalekken afspraken

Als er sprake is van (een vermoeden van) een data lek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een data lek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR) afspraken

Als een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF, ”The Right To Be Forgotten”) of inzage in gegevens (SAR, ”Subject Access Request”) reageert Scouting MBG binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij het bestuur (bestuur@scoutingmbg.nl). Volgens, in overeenstemming met het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. Opgemerkt moet worden dat het recht op vergetelheid en het lidmaatschap van vereniging scouting MBG onverenigbaar zijn, daar de vereniging een administratie van haar leden moet voeren.

Vragen of opmerkingen:

We vertrouwen erop dat het duidelijk is dat we de gegevens van leden en externe contacten behandelen volgens de laatste privacy wetten. Het is altijd mogelijk om uw gegevens te verwijderen uit onze systemen. Mocht u nog vragen hebben over dit privacy document of over het gegevensbeheer binnen onze groep, neem dan contact op met het bestuur: bestuur@scoutingmbg.nl.

Wijzigingen privacy beleid

Scouting MBG behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid.

Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid bij aanvang van het lidmaatschap en voor het gebruik van Scouts Online te raadplegen, zodat iedereen van de wijzigingen op de hoogte is. Dit privacy beleid is te raadplegen op www.scoutingmbg.nl/privacy

Dit document zal voorgelegd worden (ook bij herziening) aan de groepsraad ter goedkeuring en de intentie achter dit document zal besproken worden in de Algemene Leden Vergadering/ Ouderbijeenkomst. Na akkoord wordt het AVG beleid gepubliceerd op de Scouting MBG Website(www.scoutingmbg.nl).